Cómo tener reuniones de trabajo efectivas

Con la tecnología a nuestra disposición y los tiempos en que estamos viviendo en donde la mayoría del trabajo lo hacemos desde casa, nos la pasamos de reunión en reunión y muchas veces no nos alcanza el día para terminar todas las tareas que tenemos que llevar a cabo

Terminamos el día cansadas, con la sensación de que estuvimos en todo pero no concretamos nada, y al día siguiente a empezar de nuevo con el ajetreo y cuando vemos las semanas pasan, los meses y cuando nos damos cuenta ya es cierre de año. ¿Y donde quedaron todos los proyectos que nos propusimos cumplir? Y no estoy hablando de los deseos de inicio de año, estoy hablando de los proyectos que nos proponemos terminar en el día a día.

¿Cómo manejar nuestro tiempo efectivamente para que logremos nuestros objetivos?

Una forma que implementé en mis reuniones y que ha funcionado muy bien, es hacerme la siguiente pregunta antes de iniciar cualquier reunión, negociación, junta de trabajo, llamada, videoconferencia y además lo puedes usar tanto en tu vida personal como en tu vida profesional, (¡este sistema aplica para todo y eso es lo maravilloso!)

La pregunta que me hago antes de iniciar una una reunión es: ¿Cuál es el resultado que busco?

Suena muy sencillo ¿no?, pero muchas veces lo sencillo es lo menos que aplicamos, como que nos gusta complicarnos la vida para sentir que nos estamos esforzando lo suficiente y si se nos hace fácil hacer las cosas como que le perdemos el gusto a haber logrado algo importante.

Te pongo un ejemplo: te reúnes con tu equipo de trabajo, digamos un equipo de 6 personas, y la reunión es para implementar una campaña para el lanzamiento de un nuevo producto. Empiezan a dar ideas y de repente alguien dice: esto ya lo hicimos y no funcionó, otro contesta que si no funcionó era porque no era la época adecuada para implementarla, otro menciona que nunca estuvo de acuerdo con esa campaña y para no generar conflicto se quedó callado, otro menciona que precisamente para eso es este tipo de reuniones para que todos opinen, otro dice que es imposible que se llegue a un acuerdo… y la discusión sigue y sigue, se termina el tiempo que se había programado para esa reunión y no llegaron a un acuerdo. ¿Has vivido alguna situación similar?

Yo si, y es desesperante desperdiciar tantas horas sin llegar a un resultado. Es por eso que el sistema de preguntar: ¿Cuál es el resultado? funciona muy bien, porque si desde el principio se define el resultado que se quiere lograr habrá un mejor enfoque a eso, en lugar de divagar de lo que funciona o quien se quedó callado y quien si participó (haciendo referencia al ejemplo que te mencioné)

Cuando clarificas al equipo el resultado que se busca conseguir en la reunión es menos difícil que se desvíen del tema. Siguiendo con el ejemplo, el resultado que se busca es: “Campaña para el lanzamiento del nuevo producto”, el resultado que se busca no es si lo que han hecho anteriormente ha funcionado ó, si todos estuvieron de acuerdo o en desacuerdo. Si el resultado que se busca es: campañas que han funcionado en el pasado, entonces tendría sentido lo que han platicado

Una simple pregunta puede hacer la diferencia para que el objetivo de una reunión se logre o simplemente se sientan a perder el tiempo divagando sobre diferentes temas que no tienen que ver con lo que se quiere lograr. Probablemente al principio te cueste trabajo tomar la iniciativa para poner sobre la mesa la pregunta: ¿Cuál es el resultado que buscamos en esta reunión?, porque no estamos acostumbrados a tener claridad de lo que queremos.

Desde que cambiamos a una nueva forma de vida en donde tenemos que ser más eficaces para terminar todas nuestras actividades profesionales y tener tiempo para nuestra familia, el método de hacernos la pregunta ¿Cuál es el resultado? puede ayudarte a simplificarte el trabajo para tener reuniones más efectivas y sobre todo terminar en la mitad del tiempo con un resultado claro.

Así que en tu próxima reunión lanza la pregunta a tu equipo y si nadie se anima a contestar, sé la primera en tomar la iniciativa de dar la respuesta y te aseguro que todos te tendrán más respeto por manejar eficazmente tu tiempo y el de los demás

DDC y lanza la pregunta ¿Cuál es el resultado que busco?